Ada banyak keluhan dari PRO atau MRO bahwa orang-orang media tidak pernah meliput event-evet mereka. Boro-boro meliput. Datang pun tidak pernah! Lalu, apa yang perlu dipertimbangkan agar media event bisa didatangi dan diliput oleh wartawan/media yang kita inginkan? Ada tiga unsur utama yang bisa meningkatkan kemungkinan peliputan media. Kalau sedikitnya satu unsur ini terpenuhi, besar peluang kehadiran wartawan di media event itu. Tiga unsur itu adalah; orang-orang yang menarik, tempat yang menarik, dan subjek yang menarik.
Orang-orang menarik
Orang-orang yang pertama harus ditampilkan lebih dulu adalah yang ada di dalam lembaga/organisasi tempat Anda bekerja. Namun, jika organisasi Anda tidak memiliki orang-orang yang sangat bisa menarik perhatian pers, gaet saja orang-orang lain yang bisa. Ada sekelompok orang tertentu yang seolah-olah menjadi magnet bagi media.
* Orang terkenal; selebriti, artis, dll; Tidak dapat dipungkiri, banyak media yang memburu orang-orang terkenal untuk dijadikan sumber berita. Maka, manfaatkan saja orang-orang terkenal untuk terlibat di dalam event Anda. Kalau toh para wartawan datang dengan niat utama memburu si orang terkenal, it's okay. Saat meliput si orang terkenal itu, paling tidak si wartawan juga menyinggung-nyinggung tempat kejadian –yakni event Anda.
* Orang berpengaruh; pejabat, pengusaha, penguasa, penentu keputusan, dll. Wartawan juga sering memburu orang-orang seperti ini. Alasannya, orang-orang berpengaruh ini sering menentukan terjadinya sesuatu –dan, ini lah yang dicari wartawan. Maka, seperti layaknya orang terkenal, Anda bisa memanfaatkan orang-orang berpengaruh untuk event Anda.
* Orang yang ahli; dokter, arsitek, profesor, tukang las bawah laut, pawang ular, dll. Para wartawan juga selalu mendatangi para pakar/ahli karena membutuhkan penjelasan tentang sesuatu. Kepada para pakar ini lah, wartawan mencari jawaban atas unsur why dan how. Jadi, maksimalkan pemanfaatan para ahli/pakar ini untuk event Anda.
* Orang yang mengandung unsur human interest. Ini adalah orang yang biasa-biasa saja namun punya keterkaitan sangat dramatis dengan isu-isu yang Anda angkat. Misalnya, orang yang jalan hidupnya berobah total karena menggunakan produk lembaga Anda. Usahakan orang yang Anda pilih itu cukup simpatik dan bisa menampilkan diri sendiri dengan baik. Maka, sebelumya Anda harus mewawancarai dulu dia. Wawancara ini bisa dijadikan latihan awal agar dia siap jika diwawancarai wartawan sungguhan. Jika perlu, ajukan pertanyaan-pertanyaan yang sangat menusuk. Latihan demikian akan membuat orang itu jadi bisa menjawab pertanyaan dan mampu berkomunikasi lebih baik.
Bangun hubungan dengan orang-orang menarik seperti itu, libatkan mereka dalam isu-isu tertentu, dan jangan segan-segan untuk meminta mereka mendukung pesan-pesan yang Anda ingin sampaikan.
Tempat-tempat menarik
Sedapat mungkin, gelarlah event di tempat-tempat yang akan merefleksikan pesan-pesan Anda. Jika maksud Anda adalah mempromosikan produk parfum, gelar acara di mall yang elegan. Jika ingin menyampaikan pesan tentang bahayanya HIV/AIDS, gelar saja event di kompleks pelacuran. Akan lebih menarik jika Anda menggelar acara di tempat-tempat yang tidak biasa didatangi wartawan. Ini bisa menciptakan nuansa yang lebih beda sehingga event Anda akan diberitakan secara beda pula. Namun, pastikan tempat yang beda itu masih terjangkau transportasi wartawan dan relatif mudah untuk ditemukan. Jika terlalu jauh, tak terjangkau, atau alamatnya sulit ditemukan, bisa jadi wartawan tidak akan datang.
Jangan lupa, berikan backdrop di tempat-tempat Anda menggelar event. Tentu saja, backdrop itu harus mengandung pesan-pesan yang akan Anda sampaikan pada khalayak ramai. Saat wartawan mengambil gambar orang-orang yang terlibat event, pesan-pesan dalam backdrop itu bisa ikut terrekam.
Subjek yang menarik
Saat menggelar event, Anda harus memilih tema yang menarik wartawan. Pada saat yang sama, tema itu harus tetap disesuaikan dengan tujuan penggelaran event. Kalau misalnya tujuan garis besar dari event itu tidak bisa dijadikan tema menarik, cari sub-sub tujuan event yang bisa diangkat dijadikan tema. Jika tujuan dari event itu, misalnya, adalah 'Menyelamatkan Remaja dari Ancaman HIV/AIDS', lalu Anda menjadikannya sebagai tema, mungkin itu dinilai wartawan terlalu general sehingga akhirnya tidak menarik. Maka, carilah sub-tujuan yang lebih spesifik sehingga lebih menarik perhatian wartawan. Misalnya; 'Cegah AIDS dengan Sistem Gembok.' Wartawan, dan khalayak, tentu bertanya-tanya apakah 'Sistem Gembok' itu.
Yang juga menarik adalah subjek visualnya –karena media sekarang umumnya selalu menyertakan gambar diam maupun gambar bergerak. Ada berita, ada gambarnya. Gambar 'kepala-kepala berbicara' dalam konferensi pers, mungkin itu sudah tidak lagi menarik karena sudah teramat umum. Jika event-nya berupa konferensi pers, pilih tempat dan backdrop yang lebih dramatis. Pertimbangkan betul bagaimana caranya agar apa yang Anda coba komunikasikan itu juga terekam wartawan saat acara foto. Anda harus perhitungkan foto-foto apa akan muncul di koran atau gambar-gambar apa yang akan muncul di berita televisi. Pastikan gambarnya bisa 'mengatakan sesuatu.'
Menggelar event yang bisa menarik sebanyak mungkin wartawan adalah pekerjaan yang membutuhkan banyak aksi dan kreativitas. Tiga unsur di atas hanya bagian dasarnya. Lainnya, Anda harus mengembangkan sendiri. Misalnya, paparkan situasi yang ironis, suntikkan suasana humor, sampaikan pesan dengan entusias, dan banyak lagi.
Hal-hal yang Mendukung Kesuksesan Event
Untuk meningkatkan kemungkinan media meliput event Anda, pastikan Anda mempersiapkan segalanya untuk membuat wartawan semudah mungkin menghadirinya. Kalau bisa, buang semua halangan logistik yang mungkan ada. Manjakan wartawan dengan sejumlah fasilitas khusus. Tentu saja, ini harus Anda sesuaikan dengan tujuan penggelaran event dan anggaran yang ada.
- Beri Press Releases yang informatif
Press release ini berfungsi sebagai pancingan awal pada wartawan untuk mempertimbangkan menghadiri event Anda. Maka, berikan informasi dasar selengkap-lengkapnya tentang event itu. Cantumkan juga alasan jitu mengapa wartawan harus menghadiri event Anda. Isi release antara lain; siapa yang berbicara, apa yang dibicarakan, tempatnya, dan daya tarik utamanya.
- Beri juga Media Advisory yang jelas
Media advisory bisa dikirim bareng press release, bisa juga diberikan saat wartawan hadir dalam event. Media advisory berisi rincian logistik tentang event itu. Bagaimana cara meliputnya, apa saja yang perlu dilakukan wartawan untuk meliputnya, fasilitas apa saja yang Anda berikan. Pendeknya, media advisory harus bisa memberi keterangan bagaimana wartawan semudah mungkin meliput acaranya dan memberitakannya.
Media advisory ini punya manfaat ganda. Bagi wartawan, ini bisa mempermudah peliputan. Wartawan juga bisa mencocokkan kebutuhan-kebutuhan kerjanya dengan kondisi yang tersedia di event. Di sisi lain, media advisory juga bisa Anda manfaatkan untuk mengontrol wartawan. Petunjuk-petunjuk yang Anda berikan bisa membuat wartawan hanya meliput aspek tertentu dari event yang mengandung pesan-pesan Anda. Anda juga bisa mengurangi peluang wartawan mengorek-ngorek informasi yang Anda tidak ingin publikasikan pada khalayak.
- Media Check-In
Siapkan meja terpisah dan bertanda khusus untuk wartawan saat check-in. Orang-orang yang menangani meja check-in harus paham betul urusan-urusan logistik wartawan untuk meliput event itu. Mereka harus tanggap dalam membantu wartawan saat mengurus kartu identitas –sehingga Anda bisa diketahui wartawan mana saja yang datang dan meliput. Mereka harus segera memberikan press kit serta material lain yang Anda ingin berikan. Jika perlu, mereka boleh mengantarkan wartawan ke tempat-tempat yang dirancang untuk media.
- Press Room
Jika event-nya besar dan melibatkan banyak orang, sediakan ruang khusus untuk para wartawan. Rancang press room ini menjadi 'kantor' para wartawan untuk bekerja. Beri fasilitas dasar, misalnya komputer dan jaringan internet. Pastikan juga sumber listrik bisa didapatkan dengan mudah, termasuk stop kontak dan kabel. Penyediaan makanan kecil dan minuman ringan, tidak wajib. Tapi, jika eventnya berlangsung berkelanjutan hingga melewati jam makan, penyediaan makanan dan minuman ringan di tempat ini akan sangat dihargai.
- Media Area
Jika event-nya besar, melibatkan banyak orang, lalu ada acara tertentu yang ditampilkan di tempat khusus, maka sediakan pula media area tempat para wartawan bisa bergerak bebas melakukan liputan. Misalnya; Anda menggelar pentas musik besar untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Sediakan media area di kawasan antara panggung dengan kawasan penonton. Ini akan memudahkan wartawan untuk meliput pertunjukan tanpa banyak terganggu oleh ulah penonton.
- Camera Platform
Jika ada liputan televisi, siapkan platform yang kuat dan tinggi untuk kamera. Tingginya paling tidak harus sama dengan ketinggian panggung sehingga pandangan kamera tidak terganggu. Platform ini juga harus dilengkapi sumber listrik. Pastikan juga, suara bisa didapat dengan baik dari kawasan ini. Bila perlu, pasang "mult box" sebagai corong suara dari panggung ke platform.
Orang-orang menarik
Orang-orang yang pertama harus ditampilkan lebih dulu adalah yang ada di dalam lembaga/organisasi tempat Anda bekerja. Namun, jika organisasi Anda tidak memiliki orang-orang yang sangat bisa menarik perhatian pers, gaet saja orang-orang lain yang bisa. Ada sekelompok orang tertentu yang seolah-olah menjadi magnet bagi media.
* Orang terkenal; selebriti, artis, dll; Tidak dapat dipungkiri, banyak media yang memburu orang-orang terkenal untuk dijadikan sumber berita. Maka, manfaatkan saja orang-orang terkenal untuk terlibat di dalam event Anda. Kalau toh para wartawan datang dengan niat utama memburu si orang terkenal, it's okay. Saat meliput si orang terkenal itu, paling tidak si wartawan juga menyinggung-nyinggung tempat kejadian –yakni event Anda.
* Orang berpengaruh; pejabat, pengusaha, penguasa, penentu keputusan, dll. Wartawan juga sering memburu orang-orang seperti ini. Alasannya, orang-orang berpengaruh ini sering menentukan terjadinya sesuatu –dan, ini lah yang dicari wartawan. Maka, seperti layaknya orang terkenal, Anda bisa memanfaatkan orang-orang berpengaruh untuk event Anda.
* Orang yang ahli; dokter, arsitek, profesor, tukang las bawah laut, pawang ular, dll. Para wartawan juga selalu mendatangi para pakar/ahli karena membutuhkan penjelasan tentang sesuatu. Kepada para pakar ini lah, wartawan mencari jawaban atas unsur why dan how. Jadi, maksimalkan pemanfaatan para ahli/pakar ini untuk event Anda.
* Orang yang mengandung unsur human interest. Ini adalah orang yang biasa-biasa saja namun punya keterkaitan sangat dramatis dengan isu-isu yang Anda angkat. Misalnya, orang yang jalan hidupnya berobah total karena menggunakan produk lembaga Anda. Usahakan orang yang Anda pilih itu cukup simpatik dan bisa menampilkan diri sendiri dengan baik. Maka, sebelumya Anda harus mewawancarai dulu dia. Wawancara ini bisa dijadikan latihan awal agar dia siap jika diwawancarai wartawan sungguhan. Jika perlu, ajukan pertanyaan-pertanyaan yang sangat menusuk. Latihan demikian akan membuat orang itu jadi bisa menjawab pertanyaan dan mampu berkomunikasi lebih baik.
Bangun hubungan dengan orang-orang menarik seperti itu, libatkan mereka dalam isu-isu tertentu, dan jangan segan-segan untuk meminta mereka mendukung pesan-pesan yang Anda ingin sampaikan.
Tempat-tempat menarik
Sedapat mungkin, gelarlah event di tempat-tempat yang akan merefleksikan pesan-pesan Anda. Jika maksud Anda adalah mempromosikan produk parfum, gelar acara di mall yang elegan. Jika ingin menyampaikan pesan tentang bahayanya HIV/AIDS, gelar saja event di kompleks pelacuran. Akan lebih menarik jika Anda menggelar acara di tempat-tempat yang tidak biasa didatangi wartawan. Ini bisa menciptakan nuansa yang lebih beda sehingga event Anda akan diberitakan secara beda pula. Namun, pastikan tempat yang beda itu masih terjangkau transportasi wartawan dan relatif mudah untuk ditemukan. Jika terlalu jauh, tak terjangkau, atau alamatnya sulit ditemukan, bisa jadi wartawan tidak akan datang.
Jangan lupa, berikan backdrop di tempat-tempat Anda menggelar event. Tentu saja, backdrop itu harus mengandung pesan-pesan yang akan Anda sampaikan pada khalayak ramai. Saat wartawan mengambil gambar orang-orang yang terlibat event, pesan-pesan dalam backdrop itu bisa ikut terrekam.
Subjek yang menarik
Saat menggelar event, Anda harus memilih tema yang menarik wartawan. Pada saat yang sama, tema itu harus tetap disesuaikan dengan tujuan penggelaran event. Kalau misalnya tujuan garis besar dari event itu tidak bisa dijadikan tema menarik, cari sub-sub tujuan event yang bisa diangkat dijadikan tema. Jika tujuan dari event itu, misalnya, adalah 'Menyelamatkan Remaja dari Ancaman HIV/AIDS', lalu Anda menjadikannya sebagai tema, mungkin itu dinilai wartawan terlalu general sehingga akhirnya tidak menarik. Maka, carilah sub-tujuan yang lebih spesifik sehingga lebih menarik perhatian wartawan. Misalnya; 'Cegah AIDS dengan Sistem Gembok.' Wartawan, dan khalayak, tentu bertanya-tanya apakah 'Sistem Gembok' itu.
Yang juga menarik adalah subjek visualnya –karena media sekarang umumnya selalu menyertakan gambar diam maupun gambar bergerak. Ada berita, ada gambarnya. Gambar 'kepala-kepala berbicara' dalam konferensi pers, mungkin itu sudah tidak lagi menarik karena sudah teramat umum. Jika event-nya berupa konferensi pers, pilih tempat dan backdrop yang lebih dramatis. Pertimbangkan betul bagaimana caranya agar apa yang Anda coba komunikasikan itu juga terekam wartawan saat acara foto. Anda harus perhitungkan foto-foto apa akan muncul di koran atau gambar-gambar apa yang akan muncul di berita televisi. Pastikan gambarnya bisa 'mengatakan sesuatu.'
Menggelar event yang bisa menarik sebanyak mungkin wartawan adalah pekerjaan yang membutuhkan banyak aksi dan kreativitas. Tiga unsur di atas hanya bagian dasarnya. Lainnya, Anda harus mengembangkan sendiri. Misalnya, paparkan situasi yang ironis, suntikkan suasana humor, sampaikan pesan dengan entusias, dan banyak lagi.
Hal-hal yang Mendukung Kesuksesan Event
Untuk meningkatkan kemungkinan media meliput event Anda, pastikan Anda mempersiapkan segalanya untuk membuat wartawan semudah mungkin menghadirinya. Kalau bisa, buang semua halangan logistik yang mungkan ada. Manjakan wartawan dengan sejumlah fasilitas khusus. Tentu saja, ini harus Anda sesuaikan dengan tujuan penggelaran event dan anggaran yang ada.
- Beri Press Releases yang informatif
Press release ini berfungsi sebagai pancingan awal pada wartawan untuk mempertimbangkan menghadiri event Anda. Maka, berikan informasi dasar selengkap-lengkapnya tentang event itu. Cantumkan juga alasan jitu mengapa wartawan harus menghadiri event Anda. Isi release antara lain; siapa yang berbicara, apa yang dibicarakan, tempatnya, dan daya tarik utamanya.
- Beri juga Media Advisory yang jelas
Media advisory bisa dikirim bareng press release, bisa juga diberikan saat wartawan hadir dalam event. Media advisory berisi rincian logistik tentang event itu. Bagaimana cara meliputnya, apa saja yang perlu dilakukan wartawan untuk meliputnya, fasilitas apa saja yang Anda berikan. Pendeknya, media advisory harus bisa memberi keterangan bagaimana wartawan semudah mungkin meliput acaranya dan memberitakannya.
Media advisory ini punya manfaat ganda. Bagi wartawan, ini bisa mempermudah peliputan. Wartawan juga bisa mencocokkan kebutuhan-kebutuhan kerjanya dengan kondisi yang tersedia di event. Di sisi lain, media advisory juga bisa Anda manfaatkan untuk mengontrol wartawan. Petunjuk-petunjuk yang Anda berikan bisa membuat wartawan hanya meliput aspek tertentu dari event yang mengandung pesan-pesan Anda. Anda juga bisa mengurangi peluang wartawan mengorek-ngorek informasi yang Anda tidak ingin publikasikan pada khalayak.
- Media Check-In
Siapkan meja terpisah dan bertanda khusus untuk wartawan saat check-in. Orang-orang yang menangani meja check-in harus paham betul urusan-urusan logistik wartawan untuk meliput event itu. Mereka harus tanggap dalam membantu wartawan saat mengurus kartu identitas –sehingga Anda bisa diketahui wartawan mana saja yang datang dan meliput. Mereka harus segera memberikan press kit serta material lain yang Anda ingin berikan. Jika perlu, mereka boleh mengantarkan wartawan ke tempat-tempat yang dirancang untuk media.
- Press Room
Jika event-nya besar dan melibatkan banyak orang, sediakan ruang khusus untuk para wartawan. Rancang press room ini menjadi 'kantor' para wartawan untuk bekerja. Beri fasilitas dasar, misalnya komputer dan jaringan internet. Pastikan juga sumber listrik bisa didapatkan dengan mudah, termasuk stop kontak dan kabel. Penyediaan makanan kecil dan minuman ringan, tidak wajib. Tapi, jika eventnya berlangsung berkelanjutan hingga melewati jam makan, penyediaan makanan dan minuman ringan di tempat ini akan sangat dihargai.
- Media Area
Jika event-nya besar, melibatkan banyak orang, lalu ada acara tertentu yang ditampilkan di tempat khusus, maka sediakan pula media area tempat para wartawan bisa bergerak bebas melakukan liputan. Misalnya; Anda menggelar pentas musik besar untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Sediakan media area di kawasan antara panggung dengan kawasan penonton. Ini akan memudahkan wartawan untuk meliput pertunjukan tanpa banyak terganggu oleh ulah penonton.
- Camera Platform
Jika ada liputan televisi, siapkan platform yang kuat dan tinggi untuk kamera. Tingginya paling tidak harus sama dengan ketinggian panggung sehingga pandangan kamera tidak terganggu. Platform ini juga harus dilengkapi sumber listrik. Pastikan juga, suara bisa didapat dengan baik dari kawasan ini. Bila perlu, pasang "mult box" sebagai corong suara dari panggung ke platform.
Comments
Semoga ada lembaga yan tergerak merealisasikan usul dan ide ini.
sukses, pak TOM.!!!!